マンション理事会活動、どうすれば住人に伝わる？

授業のポイント

理事会議事録、そのままでは、情報共有ツールに使えないい
ひと工夫で、「伝わる」広報活動を
インターネットツールをフル活動して、資産価値の向上を目指そう

授業をフォースする、流久空歩（リューク・スカイウォーク）です。

マンション理事会の議事録の大切さは言うまでもありません。議事録とは、マンションの将来のために「適切な記録」を残すことを主眼においていて、中でも重要なことは「なぜ、そのような結論に至ったのか」という「経過の要領」が非常に重要です。

そのことにつきましては、前回の授業で詳しくフォースしましたので、こちら⇒《凝備井先生の授業》をご覧ください。

ところで、この議事録。「住民と情報共有するツール」として、活用できるでしょうか？

＿＿＿答えは、ノー

理事会の議事録を全戸へ投函したが、集合ポストに設置されたゴミ箱にポイされた、という経験をお持ちの理事も多いのではないでしょうか。

理事会活動を住民へ伝えることはとても大切です。マンションの抱える課題解決や将来を見据えた理事会の取り組みは、広報活動があってこそ伝わるものであり、民意を問うマンション総会においても、理事会活動を真剣に取り組んだ末の結論とわかれば、理解も得やすいというものです。

では、なぜ、議事録が情報共有ツールとして使えないのか＿＿。

それは、「伝わらない」、もっと言えば、「つまらない」からです。

議事録は文字主体、というか「文字のみ」であり、大規模マンションにおいては、その枚数が１０枚以上になることも少なくありません。文字だらけの難しいそうな文章を好んで読む人は、管理組合活動に関心の高い、ごく一部の方だけでしょう。

では、議事録が「残すためのツール」とすると、「伝えるためのツール」は何でしょうか。

これは、ずばり、広報紙とインターネットツールになると考えます。

広報紙はなるべく文字を大きくし、イラストや写真などを駆使して、フォントを親近感のあるものに変えたり、時には紙の色を変えるなど、工夫をすることで読んでもらえるようになります。

広報紙のどこかに、「詳細は議事録をご覧ください」と入れれば、詳細が知りたい方にも行き渡るようになりますし、管理事務室に申し出れば議事録を渡せるようにすることで、紙代の節約にもつながります。何といっても、広報紙の良いところは、パソコンやスマホ操作が苦手な方でも読めるところです。思わず手に取ってしまうことがキーとなります。

インターネットツールは、「マンション管理組合　グループウェア」で検索すると、有料から無料のものまで簡単に探すことができます。これらのツールは、お年寄りには難しいかもしれませんが、紙媒体のようにスペースをとらずに情報をストックできることが最大の利点です。基本的にマンションの住人しかアクセスできないため、一定の安心感もあります。

また、FacebookやInstagramに代表されるＳＮＳ（ソーシャルネットワークサービス）を使って、理事会活動を気軽に伝えるという手もあります。

こちらは、外部の人間が容易にアクセスできるため、何でもかんでもアップ、というわけにはいきませんが、理事会活動をオープンにすることで、活動的で先進的なマンションというイメージを広くアピールでき、資産価値の向上につながるのでおススメです。

フォースに頼らずとも様々なツールがありますので、読み手の気持ちを考えて、広報活動を続けましょう！！