【ゼネコン、デベロッパー経由、マンションのかかりつけ医　井上毅　渾身のコラム】長すぎる理事会、その原因は

理事会は月に1回が原則だそうですが、たびたび緊急理事会として招集があるそうです。主に苦情などが理事会のポストに投函された時に招集されるのですが、それが多い時は月に2回ぐらいあるそうです。合計で月に3回の理事会が行われる月があるわけです。

理事会は土曜日の18時からで、緊急理事会は大抵の場合、21時までかかるそうです。およそ3時間もの会議になります。そして通常の理事会は、土曜日の18時から24時までかかることも珍しくないそうです。これほど長時間の理事会を繰り返すため、理事の中には欠席を繰り返す人もいるようで、その度に理事長が部屋まで迎えに行っているようです。

相談者によると、これほど長時間になる原因は理事長にあるそうです。無駄話をするわけではないのですが、決まりかけたことに何度も意見を出してはひっくり返し、結論がなかなか出ないようにしているようです。そのため理事長が口を開くたびにウンザリする人も多く、過去にはそのことで口論になったこともあったそうです。

しかし理事長はマンション全体のことだから、安易に結論を出さずに議論を深めるべきだと主張して、生産性のない議論をあーだこーだと続けているのだそうです。相談者の方も、せっかくの休みの多くが理事会で潰れてしまうことにウンザリしているのですが、理事長の「何か一つを決めるには徹底的な議論が必要」という、理事長の正論に押されて、どうしたものかと悩んでいるそうです。

相談者は、あまりに長時間になる理事会について奥様に愚痴をこぼしたところ「あのご主人だと、仕方ないかも」と、驚くことを言ったそうです。なんと理事長の奥さんとは入居時に知り合ってから、買い物に行ったり食事をすることもたまにある仲で、何年にも渡り、ご主人の愚痴を聞かされてきました。

「同期の人は最低でも課長になっているのに、ウチの人は未だに係長」「新規のプロジェクトに選ばれたこともないし、敗戦処理みたいなことばっかりやらされてる」「この前の出張なんて、年下の上司の鞄持ち」などと愚痴をこぼしていたそうです。

社内結婚なのですが「若い頃はいつも大きな声で仕切ってて、いかにも出世しそうに見えたのに」と、恨み節のようなことまで聞かされていたそうです。

理事長の奥様はストレスが溜まると電話かけてきて、食事などに誘うようです。

相談者が他の理事にこの話をすると、すでに理事の何人かはその事実を知っていたそうです。

理事長は家庭に居場所がないので、なるべく理事会に時間を使って家に戻らなくて済むようにしているというのが、理事間の共通認識になっています。休みの日に、カリカリしている奥さんと家にいるのが耐えられないのでしょう。

また、会社でも居場所がなさそうですし、部下もいないようです。一方で、理事会の中では理事長というポジションがあり、管理会社は指示を出せば素直に動いてくれます。会社よりも家庭よりも、理事会の居心地が良いのでしょう。

理事長に「居心地が良いからって、理事会を長引かせては困る」とも言えないし、言ったとしても頑固な人だから揉めるだけだろう、と相談者は悩んでいました。

それでは、理事会を短くするにはどうしたらいいでしょうか。

会議が始まってから考えるのでは時間がいくらあっても足りません。議事の内容を事前に配布して、会議が始まったらすぐに意見が出るようにしておく必要があります。会議が始まってから議題の説明を始めると、どうしても時間がかかってしまいます。

また、それぞれの議事について、いつまでに決めるのかを明確にしておく必要があります。ダラダラと議論して決まらず、また次回にと先送りしてしまうことを繰り返すと、時間ばかりがかかって何も決まりません。今日中に決めるのか、次回までに決めるのかなど議長が仕切っていく必要があります。

さらには、理事会当日における時間配分を決めることも重要です。何時に終わるかを決めるだけでなく、それぞれの議題を何分で終わらせるかも決めておかなければなりません。そのため議長は誰かが自分語りを始めようものなら「時間が迫っているので手短にお願いします」などと、発言をまとめるように促していかなければなりません。

人間の集中力には限界があり、長時間になればなるほどストレスを感じます。多数決で何かを決める場合など、会議を早く終わらせたくて、深く考えずに多数派になびく人もいるでしょう。議論も浅くなりますし、欠席者が増え、理事になりたいという人も減少します。良いことは何一つないと言えます。

ただ、今回の相談のように、理事会を短くするために、時間を決めたり事前に話し合う内容を連携していても、本当に理事長が「意図的に」理事会を引き伸ばしているなら、無駄に終わるでしょう。そもそも理事会の議長は理事長ですし、議長がズルズル引き伸ばすならどうしようもありません。好きなだけ時間をかけることができてしまうのです。

理事の欠席が多いことを問題視して理事会の議題に上げるなどの方法が考えられますが、とにかく意図的に時間を引き伸ばしたいと思われたら打つ手がほとんどないように思います。いっそ理事の方が持ち回りで、居場所のない理事長を自宅に招いた方が良いかもしれません。