講演「マンションの理事になった人のための基礎講座」から

メルすみごこち事務所のメル夫です。只今研修中です。先週の土曜日に、日下部理恵先生のご講演「マンションの理事になった人のための基礎講座」を拝聴する機会がありました。タメになると感じた内容をご紹介したいと思います。今回は「管理会社とは」です。基礎知識を学習(復習)してみましょう。よろしくお願いします。

【管理会社とは】
管理会社とは、マンションの管理組合から委託を受けて管理業務を代行する会社のことを言い、管理組合の約９割が委託しています。この管理会社にはタイプがありまして、以下に分類できます。

①デベロッパー系
設備、管理に精通、大規模の受託多く、管理ノウハウの蓄積があります。

➁ゼネコン系
大手建設会社の子会社などが該当、建替えや修繕に強い。親会社の意向を反映させることがあります。

➂ビルメンテナンス系
日常清掃や設備点検等管理ノウハウと人材が魅力です。管理組合対応等ソフト面に課題。

➃独立系
中小が多く、管理ノウハウや経験不足の場合も多いが、価格競争力と融通性が強みです。リプレース案件が多いようです。

大手だから安心というわけでもなく、管理会社の良し悪しは、フロント担当者次第という面があるようです。ポイントはトラブル時に上席を呼べるか？

【管理会社は人材サービス業】
管理会社は究極の人材サービス業といわれています。パートナーとして、適度な緊張感を保ちつつ人間関係を築きましょう。マンションの担当を「フロント担当者」というんですが、この担当に問題がありそうなときは、変えてもらうとすぐに解決する場合もあります。

また、住込み・通勤等の方法で、管理業務の窓口を担当する人を管理員といい、清掃員を兼務するケースもあります。管理員も人間、日常のことを良く知っていることもあって、大切にすることが大事です。特に子供を介してのコミュニケーションがキーでして、子供からのちょっとしたプレゼントをとても大切にする一面があることを忘れないでください。

【管理室を良く見ましょう】
管理室は、緊急時の警報盤や居住者名簿、駐車場の契約者一覧などの個人情報、共用部分の鍵などが保管され、そのマンションの中枢といわれています。理事になったら、特に「鍵の棚卸し」は定期的に行うことをお勧めします。また、緊急時の警報の仕組みを学ぶとともに、書類の整理整頓や清掃が行き届いているかも確認しましょう。もし、管理員の住込みが通勤に変わるなどで、管理室が不要になったり縮小される場合、管理組合の資産かを確認の上、その有効活用を考えてみましょう。

【管理会社との契約書や報告書を良く見ましょう】
管理委託契約書においては、契約内容や契約期間を確認しましょう。もしかしたら契約内容と異なる業務内容の遂行があるかもしれません。自分たちが、「契約には入っていない無理難題」を管理会社に要望している可能性も考えられます。
また、各種報告書は良く見ましょう。工事が延期にされていたのに、予定通り実施した旨が報告され、支払いをしていたケースもあるようです。

【メル夫の気づき】
メル夫が理事をしているマンションでは、役員交代の際、管理室の鍵と屋上の鍵は前役員から引き継ぎましたが、その他の鍵は確認しませんでした。棚卸しをすぐやらなければ…。
そして、管理室の中は…どこに何があるか全くわかりません。こちらも、しっかり確認しようと思いました。

ちなみに、メル夫の管理会社の系列を調べると、「かつては親会社がデベロッパーだったが、倒産により独立系管理会社となった」と書かれていました。マンションごとに様々な歴史があろうかと思いますが、業界全体をみると、リプレース（管理会社変更）案件は、ここ数年右肩下がりだそうです。フロントも日常業務に追われ、営業どころではないようですね。