フロントマン、管理員を大幅に削減できる管理方針への転換プランを示します。
先ずはフロントマンの削減。もっとも有効な手立ては、管理者方式の採用です。
管理会社が管理者となり理事会を設けない管理規約に変更することで、フロントマンが担当する管理組合数は容易に2倍に増大します。言い換えればフロントマンは半減できるのです。ただし、管理会社が理事会を設けないマンションで管理者を務める際の弊害は広く議論され始めているところです。先のコラムでも触れたとおり、管理会社の管理者受託におけるガイドラインや法律の整備は急務と思います。
次に管理員の削減。
大規模なタワーマンションなどでは複数のフルタイムの管理員やコンシェルジュが勤務していることが一般的です。それでも状況は少しずつ変わっています。高級マンションに居住するみなさんが、コンシェルジュや管理員に「行ってらっしゃいませ。」「おかえりなさいませ。」と見守られることを本当に希望しているのでしょうか。
コロナ禍ではコンシェルジュの声掛けも禁止となり、座って目礼だけのサービスに疑念を持った方も多いと思います。
デベロッパーの中でも、エントランスはビデオ監視のみで、管理員やコンシェルジュの有人監視は行わないレイアウトの設計を採用するところが増えています。
それであれば、AIを駆使したコンシェルジュが一時対応し、有人対応が必須の場合のみその地域を担当する管理会社職員が対応するといったことで管理員の配置を省略することが可能ではないでしょうか。
管理員や清掃員の業務仕様書は、国土交通省の標準管理委託契約に倣って、勤務する曜日と時間帯を明示し、マンションに張り付くことを前提の仕様となっています。
管理員が行う点検や巡回の頻度と内容、清掃委員が行う清掃の頻度と仕様を明記し、その実施のエビデンスを残すことで、マンションでの張り付き時間を明示しない形式が有効です。若手の清掃員がチームを組んでマンションを巡回し、従来よりも短時間に清掃を仕上げることで、従来の管理員や清掃員のコストを抑えて、従来以上の品質を提供することも可能とおもいます。すでに大手管理会社でこういう管理システムへの移行に取り組んでいるところが出てきました。
更には上記以外にも、管理組合側が管理会社を取り巻く環境を理解し、既成概念にとらわれず、いかに効率的な管理に理解を示すかで、管理会社と管理組合の相互メリットが実現するものと思います。
- 理事会での議論を原則WEBで行う。Web環境のない理事は集会室等にWeb環境を整えて参加する
- 臨時総会開催に関するサポートは別料金として追加料金を支払う
- 理事会の年間開催をたとえば６回までと規定し、これを超える場合は追加料金を払う
- 理事会の１０時以降のフロントマン同席要請に関しては追加料金を払う
- 物価上昇に伴い消費者物価指数等に連動した管理委託料の自動改訂条項を管理委託契約に盛り込む
違和感を覚えるほどの上記提案も、そのうち標準的な契約条件になってくるような気がします。
かつてスーパー、コンビニの店員に外国人が増えて違和感を覚えた私ですが、現在では店員すら置かずセルフレジのみのところが増えています。管理業界も生き残るために変化を遂げるのではないでしょうか。
マンション管理会社の役員という立場を離れてこの業界を眺めると、大企業の系列管理会社であっても決して管理組合にあからさまに語ることのできない、裏の一面を各社隠し持っていることがわかります。匿名だからこそ本音で、時にはきわどい発言も続けてゆき、マンション管理組合の運営がより実りあるものにできたらと思います。
