【新人マンション管理士レポート】マンション総会資料は「わかりやすく」

新人マンション管理士_ブログ

 

―事業報告及び決算報告承認の件―
新人マンション管理士のメル夫です。只今メルすみごこち事務所で研修中ですが、今回も自分自身が区分所有している、東京都心にある築25年目(総戸数30戸)の小規模マンションの通常総会に出席したした時の気づきの続きです。
【業務報告はわかりやすく】
理事長の指示で管理会社担当からの説明がありました。
業務報告の資料はエクセル表です。契約業務名、予定頻度、月別実績からなっており、その他工事等は欄外に、工事名、日付、担当会社、金額が列挙されていました。委託作業報告です。

 

メル夫は神奈川県のマンション(総戸数50戸)に住む友人に、「定時総会の資料」についてヒアリングしました。
エクセル表の構成は大体同じです。しかし、その資料の前に、「理事会名での報告書」が付けられているそうです。例えば、年初の活動方針として「管理の質と組合員の意識の向上」、及び具対的目標があり、最後に実績評価のコメントがあるとのことです。

 

【決算報告もわかりやすく】
決算報告には、収支報告書、総勘定元帳、貸借対照表、残高証明書から成り、未収入金、前受金、預金の各表が添付されています。
友人のマンションの総会資料の決算報告も基本は同じですが、「収支決算報告概要」がついており、費目別のポイントや補足説明がまとめられている点が違っているようでした。
例えば、「前払保険料」について、
「現在の損害保険契約は平成32年までの5年契約になっており、期中に支払い済の「共用部分保険料(5年分で82万円)のうち、平成29年11月1日以降の日割分(約3年2か月分)50万円を計上しています。※損害保険会社については、平成28年度1月以降は、東京海上日動火災保険にて新たに5年掛け捨て保険に加入いたします。」
このように費目別の解説があると、無味乾燥な決算報告も少しわかり易く感じます。
あくまで決算書なので間違いではないのですが、配慮なのでしょう。
【メル夫の気づき】
友人のマンションの決算報告書の話を聞き、報告書は実績報告なので正しければそれで良いのですが、概要や補足説明でわかりやすい解説があると有難いと思いました。
そして、決算書とは、
1)今年1年の管理組合の活動の成果、振り返りであること
2)ただ単に定例業務が委託先で行われたで結果はないこと
3)数字の持つ意味が言葉で添えられると身近なものになること
を感じました。

 

メル夫のマンション管理組合では、「定例業務が委託先で行われた結果」の報告に過ぎない状況ですが、それでも1年「皆で管理組合のために頑張った成果」なのだと思いました。

 

遠隔地にお住いながら頑張ってこられた理事長さん、ひとり理事で頑張った理事さんご大変苦労様でした。ありがとうございました。

 

マンション管理士新人のメル夫です。只今メルすみごこち事務所で研修中です。いろいろなマンション管理組合の理事会や総会等へ訪問させていただき、その活動を通して得られた「気づき」を新鮮な気持ちでリポートさせて頂きます。

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