会計理事には伝票押印のほかにも仕事がありました。
古新聞や雑誌、ビン、缶などの資源ゴミを出すと、自治体に登録している団体は報奨金を貰えます。うちのマンションも登録していて、その関連業務を会計理事が行っています。
資源ゴミ回収業者は、毎月、どれだけの資源ゴミを回収したかを報告書にまとめてくれます。会計理事がその報告書にサインして区役所に送ると、半年ごとに報奨金が指定した口座に振り込まれる流れです。
この指定口座、うちの管理組合では管理費、修繕積立金の収納口座とは別の「第二口座」と呼ばれる口座で、通帳、印鑑ともに会計理事が保管していました。当初はゴミを運搬する台車や缶を潰す器具の購入やティッシュペーパーを購入・配付して居住者に還元していましたが、ティッシュペーパーの配付はすぐ実施されなくなりました。たぶん手間が掛かるのでしょう。
総会と理事会の議事録を確認したところ、総会では2度、報奨金について説明したようです。それによると用途は理事会と管理員に一任し、必要に応じて物品を購入して掲示板で周知する、報告書を作成し提示できるようにする、らしいです。
管理員に一任って凄い！まあ、ティッシュペーパーの購入とかなんだろうと思いますけど。
前任の会計理事は口座の収支を記録していましたが、これが報告書に当たるものと思われます。
ところが、うちは広報活動がほとんど無い管理組合でした。一時期、理事会だよりという形で管理組合の活動が周知されていたのですが、私が理事になる数年前に無くなり、管理組合が何をやっているのか分からなくなっていました。報奨金の用途も報告されません。私は会計理事になるまで報奨金のことなどすっかり忘れていました。
私が引き継いだころには役員の懇親会費や管理員さんへの謝礼（委託業務外の作業などに対するもの）などがこの口座から支出されていました。理事会にとって使い勝手の良いお財布に成り下がっていたようです。
会計理事は収支を記録していますが、総会の会計報告には含まれていませんでした。
ちょっと待った。
これって第二口座っていうより、裏金とか裏口座では？
口座を別にするのはいいとして、総会に報告しないのはなぜなのか、どういう経緯でそうなったかは分かりません。
理事たちはよく知らないようでしたし（というか気にしていない）、議事録にもその辺のことは書かれていません。
経緯は分かりませんが結構ヤバイです。
毎年の収支は数万程度と小額ですし、会計理事の私的流用等、怪しい支出は認められませんが、組合員に対して収支が報告されず、その存在も知らされない口座があっていいわけがありません。このまま前任者のやり方を踏襲することはできない。
私は第二口座の解約を理事会に諮り、了承されました。お金は管理費の収納口座に入金し、その年の会計報告に盛り込みました。
幸か不幸か、総会ではこの件について組合員からの質問、指摘などはありませんでした。聞かれたら説明が難しいなーと思っていましたが、何も無いっていうのも組合員の関心の低さが伺われ、何だかなーと思います。
マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか？私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。
裏金の作り方は、管理会社が良く知っています。
何しろ、マンション管理より、鞘取り、コロガシ、丸投げが得意です。
簿外会計の存在は、自治会でも良く見られます。
これは、支出の内容により、地域住民の合意が取れないものに現れます。
最近は、自分の正義を振りかざし、他人を屈服させることが流行っています。
物事に１００点満点はありません。
７０点くらいで折り合いを付けないと、人間関係が破壊されます。