【マンション管理のリスクをアライ出す、元理事アライのコラム】記録を残すー書類の保存3 理事会議事録(後編)

私は書記理事に就任し、認識している問題点を解消しました。

改善その1 フローを見直して内容の精度を上げる

書記理事が一人で書いてそのまま配付していた議事録作成フローを、次のように変更しました。

 

ドラフト作成→確認依頼→修正→印刷→確認印押印→保管

 

理事会が終了したら10日ほどを目処にドラフトを作成し、メールで役員と管理会社に送って確認依頼をします。

録音はしていなかったので、正確な数字や専門用語が分からないなど、私がドラフトを書いていてあやふやな点については、確認依頼の際にコメントを付記して質問をします。また、最後に確認印を押すというプレッシャーのためか、規約改正案など他の案件では反応が無かった理事から、自身の発言の主旨が違う、という指摘をいただいたこともありました。得られた回答や指摘をドラフトに反映して再度確認依頼をします。指摘が無くなるまでこれを繰り返すのは面倒かもしれませんが、議事録の精度は確実に上がるので必要な工程ですし、実際には再度の指摘は無く、2~3週間程度で内容は確定しました。

この状態になったら印刷して確認印を押してもらうため回付します。押印は出席理事と管理会社に求めました。普通管理会社の押印は求めないものですが、理事会で議論して決定した事項には管理会社が深く関わります。依頼した事項がより確実に実行されるために「管理会社が依頼内容を承知している」ことの証跡としました。

 

 

改善その2 フォーマットの変更

議事録はワードのようなワープロで書くことが多いと思いますが、私はエクセルで作りました。目的は項目の漏れをなくすこと。表形式で必要な項目をあらかじめ設定しておけば、記載漏れがなくなります。

そして前任者の議事録に以下の項目を追加しました。

資料:理事会での議論のベースとなる資料はとても重要です。配付や回覧した資料を記載し、可能な限り議事録と一緒に保存しました。

決定事項、進捗:従来の理事会では結論が出たのか出ないのか、どこまで進んでいるのかが分からない状態が結構ありました。そこで、議論の内容を記載した欄の右側に決定事項欄を設け、結論は決定事項欄に記載するようにしました。また進捗欄を設けて進捗状況が明確に分かるようにしました。

次回持ち越し事項:うちの理事会は開催時間が決まっていて、終了時間になるとよほどのことが無い限り終了してしまいます。予定されていても議論されなかった議題は、次回持ち越し事項として「議論しなかった」ことを明記しました。

理事会議事録については、総会議事録のようにすべてを揃えることができませんでした。というより、議事録そのものが無かった。
理事会議事録の作成・保存は総会議事録に準じる、と原始規約から規定されていたので、当時の理事長には作成する義務がありました。明らかに規約違反だったのですが、30年前なんてマンション管理が今みたいにあれこれ言われる時代じゃなかった、とも思ったりします。もうしょうがない、と諦めて、これからちゃんとやるしか無いでしょう。

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

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