膨れ上がる収納口座
会計担当の理事として看過できない問題がもう一つありました。
管理組合の財産を管理する方法はマンション管理適正化法によって定められており、うちでは「イ方式」で管理することになっています。
具体的には、組合員から集めた管理費・修繕積立金を入金する収納口座から当該月中の費用を支出し、残額を翌月末までに保管口座に移動するものです。
つまり毎月収納口座から保管口座に資金を移動させなければならないのですが、次の場合は翌月末日で無くても良いとされています。
- 収納口座の名義が管理組合で、管理費・修繕積立金が収納口座に直接預入される
- 収納口座の印鑑を管理組合が保管する
- 残額を引き続き収納口座で管理することを管理組合が承認している
うちの場合、収納口座の名義は管理組合の理事長で、お金は直接入ります。印鑑は会計理事が保管しているので、最初の2つの条件はクリアしています。
さらに、管理委託契約書の管理仕様書に、収納口座の残額を引き続き収納口座で管理すること、保管口座への資金移動は管理組合の指示により行うことが記載されていますので、3つ目の条件もクリアしていることになり、保管口座への資金移動は毎月行われなくても問題はないことになります。
※これは平成21年の国交省通達（国総動第47号）が根拠と思われます。
ところで、うちの財産管理方式が「イ方式」だというのは管理委託契約書で確認しました。これは管理組合と管理会社とで締結するものですが、実は管理規約と同様に、国交省が作成した標準的な雛形である「マンション標準管理委託契約書」が存在しています。
「標準」と実際の「管理委託契約書」を比較してみると分かるのですが、内容はほぼ同じです。管理規約と同様に、この「標準」をベースにし、必要に応じて部分的に変更して使うようです。
うちの場合、マンション管理適正化法が施行されてから、この「標準」ベースの管理委託契約書で契約を締結しました。会計処理に関する部分は「標準」に準拠していたのですが、その少し後に一部変更がなされました。
それが、「残額を引き続き収納口座で管理すること、資金移動は管理組合の指示により行うこと」の追加です。契約を締結したばっかりなのに、わざわざ変更して覚書を交わしたのです。
目的は分かりません。が、気になりますね。
以上のことから問題は無い状態ではありますが、毎月じゃなくても、四半期ごととか半年ごとに資金を保管口座に移すんだろうなーと漠然と思っていました。
ところが、理事会ではその話が出たことがありませんし、私が会計理事になってからも、資金移動が行われる気配がありません。
いつどのようなタイミングで行われるか分からなかったので、理事会で管理会社に聞いたみたところ、これまでに一度も資金移動はしていない、とのこと。
マジか？
実際、そのとき、収納口座には管理組合の預金の約半分のお金が入っていました。決済性預金なので万が一銀行がつぶれても全額保護されるとはいえ、危なくないか？
保管口座への資金移動は管理組合の指示により行うという契約なので、指示が無ければ移動させることはありません。管理組合は一度も指示したことが無かったと思われます。
歴代の理事は何をやっていたのでしょう？
管理会社も、どうしますか？って聞いても良さそうなものですけど、何もしなかったんですね。
「一度も資金移動していない」という管理会社の発言もそれが当然のような感じでしたし、聞いてた理事も監事も無反応。
えっ？私の感覚がおかしいのか！？
収納口座に入れっぱなしのリスクって？
私は今の状態のリスクについて考えてみました。
イ方式では、収納口座の印鑑を管理会社が保管することも認めていて、その場合は保証契約の締結と毎月の資金移動を義務付けています。
これは、管理会社による使い込みなどへの対策です。
うちは収納口座の印鑑を会計理事が預かっていて、支払の際は出金伝票が回ってきてそれに押印しないとお金が下ろせないようになっているため、そのリスクは低いと思われます。
口座名義が管理組合（理事長名）、銀行印の保管が管理組合の場合のリスクについて調べてみたのですが、これといったものは見当たりませんでした。
一方で、資金を移動させるためには、一定の手間（伝票を起票したり押印したり）が掛かること、ペイオフ対策などで銀行を分けると、残高証明書の発行手数料が掛かること、通帳の保管など口座管理の手間が増えることなども考えられます。
保管口座に移動させる必要って本当にあるのか、とも思い、どちらがいいのか分からなくなってしまいました。
そんなときに区が主催するセミナーを受講しました。セミナー終了後、マンション交流会が行われました。受講者はマンション管理組合の理事さんたちで、マンションの規模や築年数などによっていくつかのグループに分けられ、自分の管理組合で抱えている問題や実態について意見や情報を交換する会です。
マンション管理士が各グループに一人配属されて、ファシリテータを務めてくださいます。そこで、私はマン管士さんに「うちはイ方式なんですが、これまで収納口座から保管口座に資金が移動されたことがありません。これってどうなんでしょう？」と聞いてみました。
マン管士さん「いや、そんなはずはないでしょう。」
私「いいえ、実際にそうなんです。」
マン管士さん「そんな状態はあり得ません。」
って感じで信じて貰えず、どうしたらいいかアドバイスは貰えませんでした。
保管口座に資金移動させるべきか、今のままでもいいのかについて、私の中で確たる結論は出なかったのですが、保管口座での保管が基本であることや、マン管士さんのあの反応、さらに、管理会社が契約締結後にわざわざ標準管理委託契約書にない独自の条文を追加した事実が引っかかり、やはり資金を移動することにしました。
結局、そこから移動先の口座をどこにするかの検討や、新たな口座を作るには総会承認が必要との管理会社の助言が総会後にあって翌年まで持ち越しとなったり、となかなか事が進まず、私が会計理事を務めている間には資金の移動はできませんでした。
後任の会計理事にバトンタッチしましたが、資金移動したのかなー。
マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか？私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。
資金管理は家計でいえば、生活費（管理費）、多額の費用がいる場合や老後資金（修繕積立金）に大別できます。 修繕積立金は、できれば運用し、増やしておくことが重要です。
管理費は決済性資金でも良いとは思いますが、多額の場合は、定期預金等の利息が付く預金にした方がいいです。
自主管理していたときは、年間の資金計画を立て、普通預金がマイナスにならないよう、極力定期性預金へ移動していました。
自分の金なら興味を持ちますが、他人のカネならどうでも良いと管理会社は思いがちです。
管理組合のカネは「区分所有者みんなのお金」ですから、無関心にならないようにしましょう。
まさに同じように「甲の指示により適宜保管口座へ移し替えるものとする」と契約上されていることからH30.6の総会で「イ方式になっていない」と管理会社に指示をしましたが、「国の承諾を採っています」と応じてくれませんでした。国に照会しましたが回答はありませんでした。
イ方式に該当しないと思ったのですが、平成21年の国交省通達（国総動第47号）があることは知りませんでした。
なぜ、保管口座に移さないのか理由がわかりません。甲の「承認を得て」だからでしょうか。
同じ悩みの組合があり、少し安心しました。
KUROYAGIさま
ネット情報で恐縮ですが、
収納口座の名義が管理組合で、印鑑を理事長が保管している場合、資金移動することの了解を管理組合から得なければなりません。
何らかの事情でその了解が得られず保管口座への資金移動ができない場合でも、管理会社は適正化法に違反することになるのか、というような質問が業者からあったらしく、通達はそれに対するもののようです。
たしかに管理会社側に非が無くても違反状態になる可能性はあると思われるので、この通達も、資金移動を管理組合の指示により行う旨管理委託契約書に追加することも仕方無いかもしれません。
ただ、一度も資金移動しないのってどうなの？単に面倒くさかったから、通達を盾にやらなかったんじゃないの？って思ってしまうわけです。
個人的には、本文にも書きましたが一定期間ごとに移すのがいいのではないかと考えます。
KUROYAGIさんのところも「甲の指示により適宜保管口座へ移し替えるものとする」のですから、管理組合から指示を出されれば良いのではないでしょうか。
「イ方式」の場合、収納口座のお金は一般的には（E・B、収納代行会社等利用で）管理会社が自由に支出する事が出来るようになっていると思います。（もちろん保管口座は管理会社が自由に支出する事はできません）。収納口座の預金は区分所有者から一ヶ月間に徴収する金額のみ保証対象です。管理会社が倒産したときの保証なので、可能性は低いですが収納口座に余剰金を累積するのは適切ではないと思います。管理会社が保管口座への移動を勧めないのであれば、収納口座の通帳を記帳してもらい確認すべきです。年1回の残高照会では、その時にお金がある事が確認できるだけで、通常は管理会社がそのお金を使用しているかもしれません。
なかなか様
コメントありがとうございます。
当管理組合では通帳を管理会社、印鑑を理事が保管し、キャッシュカードを作らず電子的な決済も採用していないため、管理会社（あるいは理事）による資金流用の可能性は低いと思います。
運用方法は管理組合ごとに異なっていますが、管理会社が何らかの形で口座のお金を自由に出し入れできる状態であれば、理事はお金の流れに注意する必要がありますね。なかなかさんご指摘の、口座からお金を引き出し残高証明を取るときだけ一時的に戻す方法はこれまでにも多く報告されているやり口ですし、通帳を確認すれば一発で分かるので有効な手段だと思います。
私は以前は管理組合のお金に無関心でしたが、理事になってみて、管理組合のお金の扱いには危ういところがあると考えるようになりました。
理事や組合員は、管理組合のお金にもっと関心を持ったほうがいいと思います。
中小独立系(5年)→大手デベ系(5年目)へ転職したフロントですが、中小独立系ではアライさんの組合同様収納→保管への振替は適宜としており、実際には資金移動をしたことはありませんでした。
転職後の大手デベ系は毎月組合名義の収納口座からせっせと振り替えてますが、ただ手間が掛かるだけだし、いったい誰にメリットがあるのか全く理解できません。
もともと収納口座を管理会社名義としていて、横領や倒産で問題になったからできた方式なので、管理組合名義の口座間で振り替えようが振り替えまいが正直どっちでも良いと思います。(委託契約書に管理組合の指示により〜が記載されていれば)
それよりも、本来管理費会計(一般会計)から支出するものや、積立金会計(特別会計)から支出するものを、組合や管理会社都合で無理やり別の会計から支出していることがありますので、規約に沿った会計処理がされているか等、そちらに目を向けた方が良いような気がします。
話は少しズレますが、ペイオフ対策の為に各銀行に1000万円ずつ定期預金口座(保管口座)を作っている組合が多いのですが、ほぼ残高証明発行手数料で消えてしまうし、毎年理事長が変わる度に大量の名義変更書類を書いてもらわないといけないので、口座振替の会社と同じ系列の銀行の支店で①収納口座(決済用口座)②保管口座(決済用口座)③保管口座(定期預金口座)を作って運用するのが個人的にはベストだと思います。
これはフロント担当者の問題もあるかもしれませんが、大規模後数十円しか残っていない口座がいくつもそのままになっており、残高証明発行手数料分赤字の口座を抱えている組合があったりします…