【アラフォー理事長けんの奮闘記 その4】遥かなる議事録

<敗戦処理投手の理事長??>

本コラムにアクセスいただきありがとうございます☆ けんです。
前回に引き続き、私が2017年3月に居住マンションの管理組合理事長に就任してからの体験談をお届けしますね。

マンションにより頻度は異なるようですが、私のマンションの場合、理事会は「月1回」開催されます。理事役員の定数は13名ですが、2017年度は、出席者数が毎回4~5名で全体の3分の1程度。

2月末に理事長に選出された時の空気感から何となく予感はしてましたが、理事長としての初仕事になる3月の理事会にちょっとドキドキしながら行ってみたら、3名くらいしか人がいなくて、

なんや、こんだけしかおらんのかい!

と、心の中で思い切りズッコケて出鼻を挫かれた気分になったのを覚えてます。

管理会社の説明では、2年前は大規模修繕で理事会もかなり盛り上がってたけど、大規模修繕が終わったらみんな関心が薄れていき、理事会も総会も出席者数が急激に減ってしまい、昨年から今のような状態とのこと。

ん? 理事会の仕事って大規模修繕だけなの?? 他にやることないの??

と素人ながらに疑問に思いつつも、その「他にやること」の具体的なアイデアが、その時の自分では出てくるはずもなく、その時は、何だか敗戦処理で登板させられたピッチャーのような気分になってしまいました。(が、その後いかに挽回して今に至っているかは、後の号でお話ししますので、どうぞお楽しみに~☆)

<そのわりには長い・・・>

というわけで、理事会ではとりあえず、

・管理会社からの会計報告
・「勝手口のドアが閉まりにくくなっている」といった細かい修繕の見積り承認
・「管理人が管理室に不在で所在不明の時が多い」といった住民からのクレーム

などの日常管理業務の細かい報告・審議事項を、管理会社が用意した議事次第に従って進めて行くわけですが、管理会社の説明では、

・修繕見積りの妥当性は何をもって判断すれば良いのか分からない。
・住民からのクレームとか日常管理関連のトピックは、理事の皆さんにも身近なので、そこから派生して色々と話が飛び火する。
・議事次第に無いトピックが急に管理会社から出てきて、また時間が伸びる。
・議題ごとの議論の目的が不明確、かつ管理会社も含め誰も話をまとめようとしない。

という感じで、話が無軌道に発散して行って、気が付いたら大して生産的な内容を議論するでもなく3時間くらいすぐに経ってしまいます。

これじゃ、理事の皆さんが出たくなくなるのも分かりますね。。。

<遥かなる議事録>

3月に就任してから最初の数ヶ月は、毎回こんな感じで月次の理事会をやっていて、議事録を管理会社の担当者が作成してくれるのですが、驚くべきことに、理事会の議事録案が管理会社から送られてくるのが、毎回、1ヶ月~1ヶ月半くらい後。。。

1ヶ月半も経ったら、何を話していたか忘れてしまいます。

仕事の打合せの議事録って、普通は当日か翌日、遅くても2~3日後までには書きますよね? それを平気で毎回1ヶ月以上も待たせるとは、ずいぶんと客をナメた会社だな(怒)と思いました。私の会社のお客様なら、とっくに出禁になってます(笑)

さらに、議事録案が私に届いてから承認・押印し、管理会社に返送してマンションの掲示板に掲示されるまでさらに1~2週間かかるので、マンションの掲示板にはいつも、「2ヶ月前」の理事会の議事録が掲示されている状態になります。掲示を見た方からしたら、「いつの話のっけてんねん。。」て感じですよね(笑)

仕方ないので、私自身が私物のタブレット端末とBluetoothキーボードを毎回の理事会に持ち込んで、議事内容をその場でテキストファイルに打ち込んで、当日中に管理会社の担当者にメール送付するようにしましたが、それでも担当者の体たらくは変わらず、翌月の理事会で「前回の議事録いつできるの?」と私から確認する始末。。。

浦島太郎か、お前らは(笑)

さて、どうなることやら。(つづく)

千葉市内の某分譲マンションの理事長のけんといいます。現在2期目です。これから、1期目のスタートからこれまでの活動の記録と学んだこと・感じたことをゆる~くお伝えしていきたいと思いますので、よろしくお願いします。

4 thoughts to “【アラフォー理事長けんの奮闘記 その4】遥かなる議事録”

  1. 理事の3分の1しか出席してなければ理事会自体成立してないじゃん。
    管理会社は議事録も作成する必要ないよね。
    その前に理事会成立させることを管理会社は考えるでしょ。

    1. 貴重なご意見ありがとうございました。
      今後もよろしくお願いいたします。

    2. コメントありがとうございます。
      出席者数だけ見ると3分の1ですが、欠席者からも委任状は提出されており、
      その数も入れると過半数になりますので、理事会自体は成立しています。

      けん

    3. 欠席者の理事の方から委任状が提出されており、そちらの数を含めると過半数になっていますので、理事会自体は成立しております。

      けん

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。