【マンション管理組合の教科書】マンション総会を短くしましょう!!

 

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【授業のポイント】
●総会が長いということは、決して悪いことではない
●総会最速のための6つのポイント
●ファシリテーターの存在が最大のキー
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【マンション管理組合の教科書】マンション総会を最速にする6つのポイント

 

ハロー!宇座井戊瑠斗(ウザイ ボルト)といいます。
今日は、マンション総会を充実させつつ、時間を短くするにはどうしたらいいか考えたいと思います。

総会の時間が長いということは、様々な意見交換があったということであり、決して悪いことではありません。

しかしながら、長時間におよぶ総会は精神的にも体力的にも厳しいものがあります。
内容を充実させつつ、時間を削ることができれば、それがベストだとミーは考えます。
それにはいくつかのポイントがあります。JAST DO IT!

総会最速のためのポイントは次の6点です!

①事前の準備
『段取り七分に腕三分』ということわざがありますが、ビジネスの世界同様に準備が大事。
理事や管理会社の役割分担を明確にすることがポイントです。

②議案の説明
全部読み上げる必要はなく、ポイントを絞って説明する。ダメなプレゼンの代表格と言われてますしね。

③質疑回答
総会議案書を配布するときに事前質問も一緒に受けつけ、回答を総会前に配付します。
同類の質問は基本的に受けない方向としましょう。
もちろん時間に余裕があれば、「ひとこと言いたい」方に言わせてあげることも必要ですね。

④賛否の集計方法
「大規模マンション」で、かつ「議決権が1区分所有者当たり1でない(例:1,000単位)」のようなマンションの総会では、意外とこの集計時間が馬鹿になりません。

当日欠席の区分所有者の集計は、議長への「委任」や議案ごとに賛否を書く「議決権行使」により、事前に行っておけば良いのですが、総会に出席した区分所有者が多いと、事前に集計してあった欠席者分に加え、出席者の賛否を追加して集計するのが大変です。
パソコン(Excel)で一覧表を作っておき、計算式を入れて、部屋ごとに賛成・反対の議決権を手際よく入力していく必要があります。

特にすべての区分所有者および議決権数の4分の3以上の賛成が必要な重要な議案で、賛成票が4分の3にぎりぎり届くかどうか、といったケースでは、計算ミスの内容に確実に集計する必要があります。
集計に5分も時間が取られては、5分✕議案数だけ時間がロスしてしまいます。

そこで、集計中に次の議案の審議に入り、総会の後ろの方で、集計結果を報告するなどして、時間の短縮化を図ることができます。JAST DO IT!

⑤ファシリテーターによる司会進行
ここが重要!!多くは議長が無条件に司会進行や議案の読み上げ、質疑受け答えまで行うマンションが多いですが、これは非常に負担が重い。議長が理事長が務めるケースがほとんどなんですが、ファシリテーターを別に定めたほうが進行はスムーズです。
もちろん慣れている議長なら全てお任せできます。

⑥理事会側の受け答えは、常に堂々と
回答は「~と思います」という推定ではなく、自信をもって「~です」と断言する。
総会には「場の空気」があります。理事会側(総会の提案者)に自信がない雰囲気を出すと、参加者が議案を不安に思い、より踏み込んだ質問や否定意見が続出しやすくなるものです。同じ議案でも、誰が説明するかで結果や心理的満足度が大きく変わるものです。

最初にも言いましたが、総会が長いということは課題が多いということ。
そして、課題の多いマンションの未来は明るいです。課題を解決・改善すればよいだけですから__。
工夫をして、総会最速!住人の満足、金メダルを目指しましょう!

JAST DO IT!

マンション管理組合の学校、授業の監督と撮影を担当する風呂澤(ふろさわ)です。個性あふれる授業を、余すことなく、最高の撮影技術(自称)でお伝えします。

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