【新人マンション管理士レポート】マンション理事になったらやる10のチェック

講演「マンションの理事になった人のための基礎講座」から(3回目)

メルすみごこち事務所のメル夫です。只今研修中です。先々週の土曜日に、日下部理恵先生のご講演「マンションの理事になった人のための基礎講座」を拝聴する機会がありました。タメになると感じた内容をご紹介したいと思います。

今回は理事になったら「チェックリスト」です。10項目のチェックをしてみましょう。宜しくお願いします。

理事になったら「チェックリスト」

理事になったら、各管理組合の規約、契約書、設備用がどうなっているかチェックしてみましょう、とのことでした。以下は重要10項目です。

①マンションの管理規約や使用細則
管理規約はマンションの区分所有者や居住者が守るべきルールです。制定・変更・廃止は原則、総会の「特別決議」が必要です。また、使用細則は、管理規約をさらに具体化したものです。制定・変更・廃止は、原則、総会の「普通決議」が必要です。

② 役員の役職・任期、理事会の開催頻度の確認
役職は無理のないものを選びましょう。任期は一般に1年か2年で、半数改選や再任を妨げない等定められています。理事会の開催頻度は、月1回から数カ月に1回程度です。理事会は理事の半数が参加しなければ成立せず、議事は出席理事の過半数の承認が必要です。

③理事会の決定・実行できる範囲の把握
管理組合の意思決定は総会で行いますが、管理規則などであらかじめ定めてあるものは、理事会で決定、実行できます。例えば、管理費等の滞納請求、専有部分のリフォーム許可、迷惑な住民に対する勧告・指示などです。

④ 理事会議事録の確認
理事会議事録を作成している場合、直近の数年分を確認しましょう。

⑤総会の開催時期や総会議事録の確認
毎年の開催月や出席率を確認しましょう。議題の検討期間の把握や日時や開催場所を変更することで、出席率が上がるように工夫することが可能性になります。また、総会議事録は可能な限り目を通しましょう。総会議事録はマンションの歴史そのものといっても過言ではありません。

⑥管理費会計や修繕積立金会計等の収支、予算の確認
単年度で赤字決算と無理な収支状況でないか。単年度黒字でも3年後に赤示字ではないか。またその理由は何か考えてみましょう。予算を見ると前理事会から託された今期実施すべき事案が見えてきます。

⑦マンション内の建物や設備の確認
理事になったことをきっかけにマンション内をじっくり見ましょう。今まで気が付かなかったことが発見できるかもしれません。

⑧管理会社との契約書(2回目参照)

⑨管理事務室のチェック(2回目参照)

⑩フロント担当者や管理員さんとのコミュニケーション(2回目参照)
※2回目のコラムはこちらです。

【メル夫の気づき】

メル夫が理事をしているマンションの管理規約・細則等をチェックしてみました。
役職ごとの詳しい規定は決められておらず、例えば理事長は、「総会及び理事会の決議に基づき、自己の名において、組合の業務を執行することができる。」とのみ記載されています。
任期は1年で、理事会の開催頻度は規定がありませんでした。
また意思決定事項は、「総会で行いますが、管理規則などであらかじめ定めてあるものは、理事会で決定・実行できます」とありました。
その「あらかじめ定めてあるもの」の中身は、主に規約・細則違反等で「管理費等の滞納」も含まれてますが、細かい記載はされていませんでした。

マンション管理士新人のメル夫です。只今メルすみごこち事務所で研修中です。いろいろなマンション管理組合の理事会や総会等へ訪問させていただき、その活動を通して得られた「気づき」を新鮮な気持ちでリポートさせて頂きます。

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