【アラフォー理事長けんの奮闘記 その7】臨時総会開催。出席者数はまさかの・・・

<何だかんだ地道にやってきました>

2017年3月に理事長に就任して以来、前号までお伝えしてきたとおり、管理会社フロントの出禁レベルの超スローな対応にずっと手を焼いており、かつ、理事会には役員定数13名の半数にも満たない4~5名(※)しか参加者が無い状況が続いていました。

(※)
以前の号で「それじゃ理事会成立してないのでは?」とのご指摘を読者の方からいただきましたが、欠席者の理事の方から委任状は提出されており、その数を出席者数に加算すると過半数となっていたため、理事会が不成立となったことは、幸いありません。

しかし、幸いにも、毎回出席いただいている3~4名の理事の方がかなり協力的だったため、2ヶ月後の5月には、5年間先延ばしにされてきた「自治会の回覧板」のマンション内回覧をスタートすることができました。(詳細は「その5」を参照)
さらに、「その6」に記載させていただいたとおり、管理会社フロントの怠慢に対して具体的な罰金を科す覚書を締結したことで、さすがに担当者の対応スピードも少しは改善し、3ヶ月後の8月には、下記5点の議案をまとめ上げることができ、臨時総会に付議することとなりました。

<臨時総会付議議案>

①シアタールーム使用料の改定
うちのマンションの1階共用部分には、映画鑑賞とカラオケができる「シアタールーム」がありますが、シアタールームの使用料収入ではカラオケの維持費用(通信料、情報料)が賄えず、毎年20万円程度の赤字となっていたため、住民アンケートも行った上で、シアタールームの使用料を値上げすることにしました。

②防犯カメラ(ダミーカメラ)増設
マンションの駐輪場でのイタズラの苦情が相次いだため、ダミーカメラを設置することにしました。

③役員報酬導入
理事会の出席促進と議論活性化のため、出席者には1回あたり1500円の報酬をお支払いし、かつ、役員以外の区分所有者も出席可能とし報酬の支払い対象とすることとしました。費用は予備費から支出のため予算の変更は無く、規約の変更のみ。

④駐車場使用細則の変更
居住者の方からの申告により、マンションの駐車場に空きが出た際に、その情報を掴んだ一部居住者が管理人や管理会社フロントに直接連絡し、空きが出たことを他の居住者が知る前に利用契約をしてしまう、という公平さに欠く慣習がまかり通っていたことが判明しました。そのため、「駐車場に空きが出た場合は、必ず掲示で周知のうえ抽選を行う」ことを、管理規約の駐車場使用細則に明記することにしました。

⑤自動床洗浄機購入
廊下などの共用部分フロアの清掃に使う自動床洗浄機が経年劣化により故障し、清掃業務に大きな支障が生じているため、リースか新規購入かで比較検討した結果、予算を追加計上して新規購入することとしました。

<5か月間の成果のお披露目の場のはずが・・・>

で、準備万端整えて、2017年9月3日(日)の朝10時より、上記5議案を審議する臨時総会を開催しました。理事会からの出席者は私を含め5人、管理会社からは2名。果たして、理事以外の区分所有者の出席者数はというと、

 

「1人」

 

まさに悪夢のお通夜です。
総戸数100戸強のうち、2月の定期総会の時ですら10名ちょっとしか出席者がいなかったですし、今回は管理費や修繕積立金に影響する議案は1つも無いため、出席者数1ケタ台は覚悟してましたが、それにしても「1人」って何やねん(泣)(泣)(泣)

ちなみに、欠席住民の方からの委任状/議決権行使書は過半数集まっていて、反対票はほぼ無かったため、総会開始前に全議案の可決はすでに決まっていました。全議案が可決となったのは良かったのですが、出席者「1名」を理事&管理会社のみんなで取り囲んでいるという、「総会」というより「面接」「グラビア撮影」みたいになってる状況を目の当たりにして、管理会社や理事会活動と住民との間の溝の深さを痛感させられる出来事となりました。

ああ、お先まっくら~(つづく)

千葉市内の某分譲マンションの理事長のけんといいます。現在2期目です。これから、1期目のスタートからこれまでの活動の記録と学んだこと・感じたことをゆる~くお伝えしていきたいと思いますので、よろしくお願いします。

2 thoughts to “【アラフォー理事長けんの奮闘記 その7】臨時総会開催。出席者数はまさかの・・・”

  1. 理事は組合員から委任されている立場なので、その理事が他の理事への委任。すなわち委任の委任は成立しないと思われます。

  2. コメントありがとうございます。

    イニンデさんのマンションの管理規約では認められてないのかもしれませんが、
    うちのマンションの管理規約では、欠席理事が委任状を出すことで議決権を理事長に委任することが認められてます。

    ちなみに、最初からやる意志が無い人を輪番で任命しても意味が無いことから、
    今年から、事前に意思確認をして理事会出席の意思表示を頂いた方のみにお願いする形にしており、
    今年度は毎回7~8割の方に出席頂いております。

    けん

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