【マンション管理のリスクをアライ出す、元理事アライのコラム】この委任状、変じゃない?その2 他人が書いた委任状ってアリですか?

総会で議長を務めた理事長から議事録の署名人に指名され、私は委任状を確認した上で署名することになりました。
管理会社から委任状が届いたので早速確認したところ、署名に( )書きが添えられた区分所有者がいました。
こんな感じです。


山田太郎(中村)の署名、そして「山田」の印鑑が押されていました。

何だこれ?
しかも2人(2枚)います。

うちのマンションは、マンションに居住している区分所有者(「内部オーナー」と記載します)と、別のところに居住している区分所有者(「外部オーナー」と記載します)が、ほぼ同数の構成となっていて、外部オーナーの部屋はほとんど賃貸に回されています。
管理会社は、委任状の束を内部オーナーと外部オーナーに分けていました。問題の2件の委任状は外部オーナーの部屋のもののようです。

ひょっとして、賃借人が大家さんの代わりに委任状を書いているのでは?
( )の内側、つまり「中村さん」が外部オーナーで、署名したのが賃借している居住者「山田太郎さん」なんてことがあるのだろうか?

早速、この2件について管理会社にメールで問い合わせました。
これに対して、管理会社はしれっと所有者名を返信してきました。

●●号室
区分所有者登録は『●●●●様』です。
昨年区分所有者となった方です。
◎◎号室
区分所有者登録は『◎◎◎◎様』です。
2件とも届出先の住所に対し総会資料を発信し、提出された案件です。

●●も◎◎も( )の内側に書かれていた名前です。
やはり、その部屋に居住する賃借人「山田太郎さん」が委任状に自分の名前で署名・捺印し、大家の「中村さん」の苗字を括弧書きしていました。

管理会社は「届出先の住所に対し総会資料を発信し、提出された」と書いています。たしかに、「総会の通知は管理組合に対し組合員が届出をした宛先に発する」と規定されています。届出先に総会資料を送付しているのだから、手続きとして問題ないって言うことでしょうか?

ですが、組合員として届けられている区分所有者と異なる人が署名している委任状を、どうしてそのまま受け取っているのか。
署名している人は組合員の要件を満たしていない可能性が高いのに、なんで有効票として扱い、賛成票に入れているのか。
この2点は大きな問題です。

このメールのやり取りをしている間に、もう1件、「☆☆☆☆(名義変更)」と署名されている委任状がありました。
署名された方の苗字は登録されている組合員と同じで、下のお名前が異なっています。管理会社によると、相続により所有者が変更になったようです。所有変更届が未提出のため提出依頼中、とのこと。

相続人は包括承継人で、管理組合への届出が遅れたとしても組合員としての要件は満たしているので問題ないと思います。前の2件とは違ってヤバイ案件では無いためか、サクサクと仕事を進めているようです。これも理事から確認される前にやれよ、とは思いましたが。

私の元に委任状が届いてから5日後、委任状の確認が終了しました。
賃借人署名の件の他にも、単純な集計の誤りが1件ありました。やっぱりなー。期待を裏切りません。
確認が終了したこと、集計に誤りがあったことを、メールで管理会社や役員に連絡しました。
(つづく)

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

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