理事会が一致団結、回覧板の運用スタート！

＜なぜかうちのマンションだけ・・・＞

一戸建て、団地、マンションなどが並ぶ住宅地には、その地区の住民で形成される「自治会」があり、市などの行政からのお知らせやお祭りなどの行事の案内など、自治会内の住民に周知すべき事項は、自治会が「回覧板」を回す形で住民各位に周知している場合が多いかと思います。私の出身地の奈良もそうでしたし、今住んでいる地区もそうです。

本コラムの「その１」に記載したとおり、私のマンションがある地区はここ10～20年くらいで急激に集合マンションが造成された地区で歴史は浅いのですが、10年ほど前に、私のマンションを含む地区内の6マンションが集まっての自治会が結成され、ほどなく「回覧板」の運用が開始されたようです。

しかし、私が昨年理事長に就任した時、自治会に入っている6マンションの中で私のマンションだけが、回覧板が回覧されていない状態だったのです。

なんで？？

＜繰り返されてきた消極思考の歴史＞

私のマンションには、管理組合の理事とは別に、マンションの代表として自治会に出席して要望を伝えたり自治会からの情報を理事会・住民に共有する、といった役割を持つ「自治会担当」という方（以下「Aさん」といいます）がおられます。Aさんの話によると、

・回覧板の回覧は、市や自治会から強く推奨されており、他マンションでは早々に開始されたので、当マンションでも回覧を始めたい旨を、過去の理事会で毎年問題提起してきた。

・しかし、その度に、「回覧しなくてもロビーへの掲示で十分ではないか？」「運用が大変ではないか？」「嫌がる住民からクレームが来るのではないか？」という反対意見が出て、見送られてきた。

ということのようです。こういう意見について、皆さんはどう思われますか？

確かに、そのとおりでしょう。しかし、ちょっとでも問題点やリスクがあるというだけで、新しい取り組みをやめてしまうのでは、何もできませんよね？　目先の「面倒」を回避するためだけのこういう「消極思考」により、うちのマンションの理事会は多くの問題を先送りしてきたのではないか？　という強い不安感を覚えました。

＜歴史は変わる。そして副理事長さんのゴッドハンド発動！＞

というわけで、Aさんも最初から半ば諦めモードだったのですが、総合的に見て、重要な情報を回覧せず住民が見落とすことの不利益・リスクの方が大きいと思われることから、Aさんと協力して具体的な運用案と説明内容を詰めてから理事会で提案しました。

すると意外や意外、反対されるどころか、運用方法について以下のような具体的な提案・意見をたくさんいただくことができました☆

・前に住んでいた地区では、回覧資料を抜き取る人がいた。資料に通番を振って紐を通して抜き取りにくくするべきではないか？　抜き取らないよう注意書きも必要。

・この地区は風が強く、回覧板を玄関先に引っ掛けておくと強風で中の資料が飛んで行ってしまうかもしれないから、回覧板が開かないようにゴムバンドをつけるべきでは？

・回覧板が嫌という方の部屋は、回覧チェック表に×印をつけて飛ばすようにしよう。

さらに、副理事長の女性の方が、「回覧板の運用をもっと住民のみなさんに分かりやすく周知しないと伝わらないと思うので、私がマニュアルつくります！」と申し出て下さい、それで作って下さったのが、こちらのマニュアルです↓

上の画像は表紙のみですが、回覧板を受け取ってから隣の部屋に渡すまでの流れ、隣がお留守の時の対応方法などが、分かりやすい図解入りで数ページにわたり解説されている秀逸なマニュアルです☆

結果、晴れてAさんの5年越しの悲願であった「回覧板の回覧」を開始し、マニュアルの効果もあって特に大きな混乱もなく定着させることができました。

これまで、私は他の理事の方は非協力的な方ばかりだと思っていましたが、決してそのようなことはなく、議論ができる材料と環境さえ整えればちゃんと協力してくれる方々だ、ということに気づくことができ、その点で今後に繋がる良い事例となりました。実際、この時の4名の方は、私と一緒に今年も理事会に残っていただき、毎回いいキャラを出してくれてます☆

。。。という感じで、理事会に少しずつ一体感が出てきた中でも、前号で記載した管理会社の体たらくは相変わらずで、次回、ついに怒りの鉄拳を繰り出すことになります。