【フロントはメールを読んでいるのか問題】6.理事会

7月12日に理事会が開催された。6月15日の期限から3週間遅れで見積もりが提出された5日後のことだ。
インターホンメーカーの担当者が出席し、仕様について説明をした。理事たちは事前に送付された見積もりを確認済みの状態で採用プランの検討を行った。
プラン1は早々に候補から外れた。録画機能が無いからだ。
プラン2とプラン3のどちらにするかで迷ったが、住戸前のカメラはいらないだろうという結論に達しプラン2の採用を決定した。ただし、金額については見直しをお願いした。発注するからもう少し勉強してくれないか、ということだ。また、住戸前のカメラについては希望者のみ自費で付けられるオプション扱いとし、このオプションの見積もりも依頼した。
鍵業者の出席は無く、理事会の場で資料と見積もりが配付された。新しいシリンダーへの交換を軸としたもので、見積もりもシリンダー交換の場合のもの。電子キーは参考程度の情報が記載され、電子キーへの交換も可能です、というような論調だ。
しかし、理事会は前回(5月)の時点ですでに電子キー採用で固まっており、その見積もりをフロントに依頼したはずだ。鍵の業者がその辺の事情を分かっていなかったのか、間に立っているフロントがきちんと伝えていなかったのか。いずれにしてもフロントは参考にならない資料と見当違いの見積もりを提出してきた。
詳細な資料が無い、電子キーの仕様もよく分かっていないまま、非接触型の電子キーを採用し、交換する箇所はエントランスのみとし、それ以外は現状のシリンダーを使い続けることを決定。
鍵の配付本数は決定しておらず、理事会ではアンケートをとることになった。議事録によると、である。正直、私は細かいことは記憶していない。配付本数はこのあと、二転三転することになる。

スケジュールの決定


理事会ではその後のおおまかなスケジュールも決定した。最初に工事の実施時期が10月で決まり、そこから逆算する形で説明会開催を9月中旬とした。また、7月末までにインターホンの最終見積もりと鍵の見積もりをメールで出してもらい、理事はメールベースで検討を行うこととなった。
以上のスケジュールは決定したものの、エントランスの非常解除装置はどうなるのか、停電時の動作は?鍵を紛失した場合の手続きや費用はどうなる?など、分からないことが山積み。鍵の業者がいなかったのでフロントに質問したが、その場では回答を得られず、確認後回答となった。
また、説明会の出席者(区分所有者と賃貸居住者)に対する案内状発送を8月中旬に設定した。素案は管理会社が作成し、理事はこれもメールベースで確認等を行うこととなった。
インターホンの再見積もり(最終見積もり)、未提出の鍵の見積もり、鍵の不明点に対する回答、説明会資料素案作成と、この日はいつになく管理会社への宿題が積みあがった理事会だった。

フロントにはそろそろ本気を出してもらわなければならぬ。

つづく

(photo by photoAC)

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

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