【フロントはメールを読んでいるのか問題】13.リスケ

私たちはインターホン、鍵の採用システムの選定を進めながら、並行して住民説明会の準備も行っていた。
ここからは説明会などで配付する資料の作成について見てみよう。話は7月に開催された理事会まで遡る。
7月12日の理事会において10月の工事実施までのおおまかなスケジュールが決定し、フロントには9月開催予定の説明会の案内状や説明会で配る資料の作成を依頼した。案内状の発送予定は8月中旬で、その前に草案をメールで送ってもらい、理事はメールベースで検討することになっていたのだが、その草案が8月になっても来ない。
同じ理事会でインターホンの見積もりも依頼しており、こちらは提出期限を7月末と設定していた。説明会の案内状送付予定が8月中旬なので、私は草案の提出期限も見積もりと同じ7月末、と思っていたのだが、実はこちらは期限が切られていなかった。

8月7日、インターホンの見積もりが到着した。しかし、添付ファイルには案内状の草案は無いし、いつ送ります、というような記載も無い。
翌8月8日、私は役員とフロント宛にメールした。
見積もりは一応提出されたが説明会の資料草案が届いていないので、それを確認(&催促)するためだ。内容は以下のとおり。

諸々の理事の検討は、何日までにどのように行うのか、
説明会が9月13日で8月中旬に案内を発送予定だが、現状は不明点が多い。資料に記載する内容の決定、案内文作成・チェックなどはどのような手順でいつ頃までに行われるのか?
これらについて確認させてほしい。

8月10日、理事長が役員に宛てたメールを出した。説明会に関する内容は以下のようなことだった。

住民説明会開催を9月13日、案内状発送を8月中、案内状草案の提出期限を8月20日とする。

前述のとおり、管理会社が作る案内状草案の提出期限は決まっていない。だが、7月の理事会において案内状の発送を8月中旬と決めていた。それを勝手に「8月中」と変更するのはどういうことだ?現時点で8月中旬に発送は無理だとしても、フロントに余裕のあるリスケ案を提示してはダメだ。
ただでさえフロントはスケジュールを遅らせがちなのに、後ろにずらすのを後押しするってどういう理事会だよ。
8月12日、私は役員に自分の意見をメールした。

説明会案内状は、理事長案では8月中に住民に配付する、とあったが、理事会で「8月中旬には案内状を送付」が決定していた。私の記憶では管理会社が「8月中旬には」と言って、自ら期限を設定したはず。
案内の発送が遅れれば出席者は自身の予定を入れてしまうかもしれないし、受け取る側からすれば早めに欲しいだろう。
もともと7月中に見積もりを出すことになっていたのが、一週間以上遅れており (インターホンと鍵の見積もりが8月7日深夜、自宅前オプションカメラの見積もりが8月10日)、〇〇さん(フロント)は本件以外もレスポンスの遅さが見られるので、スケジュールに余裕を持たせないほうが良いと考える。
見積もりを理事会で検討中だが、並行して今週中に案内状を作れ、と言ったほうが良いのでは?

うちの理事会は広報活動をほとんどしていない。理事会議事録や広報誌などを配付も掲示もしていない。組合員は説明会が開催されることを案内状を見てはじめて知ることになる。理事長は8月末発送としているが、2週間後の週末なんて予定を入れてしまうかもしれない。

8月13日、私は説明会までに決めておかなければならないであろう事項をファイルにまとめて役員に送信した。

現時点で決まっていないこと、不明な点などについて理事会で決めておき、説明資料に盛り込んだり、質問されたら回答できる状態にしておく必要がある。
これらの準備(決めごと)ができないなら、エントランス鍵の交換実施について考えたほうが良い。説明会前に理事会開催が必要である。管理会社に全部おまかせでうまく回ると思えない。

鍵の仕様が分からないのに採用システムを決めようとしていることはこれまでに書いてきたとおりだが、鍵以外でも不明点がてんこ盛り状態だ。
うちの理事はメールが得意でない方が多いので、メールベースで十分な検討は無理。理事会開催は必須だ。
私のこのメールを受けて、理事長から「アライ理事から理事会開催の要望と鍵交換延期意見が出たぞ」メールが出されたのもすでに述べたとおりだ。

8月18日、理事長から私宛にメールがきた。12日に私が出したメールに対する返信と思われる。

9月13日の説明会を開催できるように、書類作成を速やかに行ってもらい、今週中に原案を提示してもらうよう依頼する。
正直言えば、〇〇さん(フロント)の動きは、十分でないところがあるが、何とかこの件は予定通り進めたい。
臨時理事会の開催は、できればやりたいと考えるが、皆さんお忙しいので日程の調整が難しい。平日の夜ならば可能性があるかもしれない。

さらに、理事長から管理会社宛て(ccで役員宛)にメールが出された。

工事を予定通り進めたいが、そのためには以下の課題をクリアしなければならない。時間が無くなってきているので、早急に対応をお願いする。
住民説明会の資料の原案を今週中に送れ。8月末に発送するにはこれがリミット。下記の事項も盛り込むようお願いする。
・オプションで住戸前にカメラを付けることができるが、賃貸の住戸では所有者の申込に限る。
・電子キー紛失時の手続き、費用など。
・各戸に渡すキーの数は3本を原則とする(大きな区画のみ4本)。それ以上は不可とする(シェア-ハウスなどの対応)

8月12日に私が役員に宛てて出したメールに、説明会資料草案は今週中をデッドラインとしてフロントには連絡すべき、と書いたのだが、結局、そのあと理事長はその件ではメールを出さなかった。そして18日になってこのメール。
もともと10日のメールで理事長は8月20日を期限としていたので、ご自分の当初の設定どおりなのかもしれない。意見を言っても無駄か。それにしてもこの土壇場で一週間近く放置かよ。
フロントの動きも遅いが理事長の対応も悠長だ。舐められるわけだ。

つづく

(photo by photoAC)

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

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