【フロントはメールを読んでいるのか問題】10.ちょっと待った!

理事長は、インターホンのリニューアルと同時に鍵の交換工事を進めたいと考えている。インターホンの工事は10月に予定しており、鍵も、そこから逆算して8月中には発注しないといけないようで、理事会での検討をすっ飛ばして個々の理事の判断により電子キーの採用システムを決定しようとしている。
これはまずい。

また、工事を行う前に、住民、区分所有者に対する説明会を予定している。時期は9月中旬だが、こちらも不明点がてんこ盛り状態。フロントが作ることになっている説明会資料の草案が来ていないこともあって全体像が見えていない。そこで私は説明会までに決めておかなければならないであろう事項をまとめた。
そして、8月13日に役員に対してメールを出して理事会開催の必要性を訴えた。

現時点で決まっていないこと、不明な点などについて理事会で決めておき、説明資料に盛り込んだり、質問されたら回答できる状態にしておく必要がある、これらの準備(決めごと)ができないなら、エントランス鍵の交換実施について考えたほうが良い。説明会前に理事会開催が必要である。管理会社に全部おまかせでうまく回るとは思えない。

私のメールを受けて、同日、理事長から役員にメールが出された。

アライ理事から、理事会を開くべきとの提案があった。
また、鍵の交換は延期すべきとも。
方針を出したいので、ご意見を下さい。

私は「鍵の交換を延期すべき」とは書いていない。理事会として決めるべきことをちゃんと決めていない状態なのに、このままズルズル進めたらまずいでしょ、理事会開催が必要だ、というのが主旨だ。それができないならリスケも止む無し、と言ってるつもりなんだけど、肝心のところが通じていない。

8月18日、先のメールから少しして理事長から私(個人)宛にメールがきた。鍵に関する部分を抜粋しよう。

インターホン改修工事と鍵の交換工事は、やはり同時に行うべきと考える。特に鍵は、何回か不具合が生じて、その度に清掃・整備と言う事で切り抜けているが、限度が近づいている。
各戸に渡す鍵の本数は、3本を原則とし、大きな区画の方には要望があれば、1本追加という形にしたいと考える。3戸だけなので、その分の金額は吸収してもらうよう依頼する(見積もりの総額は変更しない)。
アライさんから提示された電子キーに関する疑問についても、管理会社に回答を依頼する。
臨時理事会の開催はできればやりたいと考える。皆さんお忙しいので日程の調整は難しい。

ほどなく、理事長からフロントに宛ててメールが出された(ccで役員宛)。

工事を予定通り進めたいが、そのためには以下の課題をクリアしなければならない。時間が無くなってきているので、早急に対応をお願いする。
電子キー紛失時の手続き、費用など。
各戸に渡すキーの数は3本を原則とする(大きな区画のみ4本)。それ以上は不可とする(シェア-ハウスなどの対応)
電子キーについて質問している下記事項について回答を
・停電時の動作
・鍵を紛失した場合、個別ID方式と一括ID方式、それぞれの手続きや費用について
・個別ID方式の仕様
理事はこの件について追加すべき事項・検討すべき事項などあれば、早急に連絡願う。

いろいろな期限も迫ってきてるし、理事長としては両方の工事を10月に実施したいしってことで、巻いてきたようだ。これらのメールを読む限りでは、基本的な部分は私の意見と違ってはいない。

この理事長のメールを受けて、私はフロント宛(ccで役員宛)にメールした。理事長のメールでは不足している部分に対する突込みだ。

> 各戸に渡すキーの数は、3本を原則とする(大きな区画のみ4本)
大きな区画とは議決権4を有する2戸という話だった。異議がある理事は返信を。
> それ以上は不可とする(シェア-ハウスなどの対応)
管理組合が配付する本数が3本または4本という話だ。家族の人数などにより、配付本数以上が必要なら実費負担で配付可とする必要があると思う。したがって、配付する本数で足りない人のための購入申込書が必要。
賃貸物件では追加購入は賃借人の申し込みを可とするか、所有者の了承を必要とするかは理事会で検討する必要があるが、時間が無いので、とりあえず購入申込書案を作ってくれ。

「大きな区画のみ4本」って何?どうしてこういう曖昧な書き方をするかなー。
先の、理事長から私へのメールには「大きな区画は3戸のみ」と書いてあったが、鍵の配付本数4本の対象住戸は「3戸」ではなく、議決権数4の「2戸」だ。何をどう間違えばこうなるのか?どこまで分かっていてどこから分かっていないのか、この理事長の頭の中が私には分からない。

同日、私から理事長にメールした。理事会開催へのダメ押しだ。

鍵交換工事は私もやった方がよいと思うが、どのシステムを採用するかは慎重に検討すべきと考える。
理事はメールベースで意見交換が可能なら良いが、現状ではできていないので、やはり理事会は必要。

つづく

(photo by photoAC)

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

アーカイブ