【フロントはメールを読んでいるのか問題】16.最終確認

理事会が開催された3日後の8月30日夕方、フロントから役員にメールが来た。新たに追加された鍵の追加注文書や、理事会での決定事項を反映させたりした資料が添付されていた。
案内状を含めたこれらの資料は、当初8月中旬に送付予定だったのがずれ込んで8月中(8月末)となった。説明会が9月13日だからもうホントにデッドライン。なのに30日に修正版を送ってくるってどういうことだ。やつはコトをギリギリで進めないと死んでしまう呪いにでもかかっているのか!?
憤りつつも、もはや怒っている時間はない。私は取り急ぎ内容を確認したが最終チェックのこの段階でもいまだにミスがある。
チェックして指摘内容をまとめて、翌31日朝7時10分に返信した。我ながら頑張った。っていうか、なんで私がこんなに追い込まれているのだ!?
主な指摘は以下のとおり。

—– 案内状 —–

9月23日(木)→9月23日(水)

オプション申込書で同じミスがあって指摘したし、他の資料でも同じミスがあった。こういう仕事が向いていないんじゃ?

—– 説明会資料—–

メールおよび理事会にて指摘した内容が反映されていない場所があるが、これについてはこれ以上指摘しない。
電子キーの受け渡しの際の注意点に、「賃貸物件では引渡振分指示書に基づいて賃借人に引き渡す」旨、注意書きがあるとよい。

理事から指摘されたからといって必ずしも修正したり変更したりする必要はないが、対応しないならその理由があるはずで、それを説明する責任はある、と私は考えているのだが、ヤツにそれを言っても始まらない。だが、反映されていない場所があるぞ、とだけは言わせてもらった。

—– 工程表—–
作業項目名が間違っている、鍵の工程が抜けている、と、この土壇場でもまだ大きなミスがある。

—– 電子キーの資料(追加注文書) —–

「エントランスキー 追加注文書・引渡振分指示書」の「追加購入」に大きな違和感がある。
追加注文書を区分所有者全員に提出させる形になっているので、追加購入を推奨あるいは誘導している印象を受ける。
この書類で確認したいのは、次の2点。
・鍵の必要数の確認(全区分所有者)
・賃借人にいくつ渡すか(外部所有者のみ)
全区分所有者に提出させるなら「追加注文」という言葉を別の言葉に変えるか、「追加注文」を使うなら、追加を希望する所有者+外部所有者に提出させる形にして欲しい。
外部所有者物件については、インターホンの取扱説明書など資料をどちらに引き渡すかも話題になって、基本は所有者引き渡しになっていたと思うが、それを確認する箇所も無いようである。

書類のタイトルは「エントランスキー 追加注文書・引渡振分指示書」となっていた。この書類は区分所有者全員に提出させる形で作られている。
よく見ると追加購入を確認する欄があり、追加購入しない人は「追加を希望しません」にチェックを付ければいいようになっているのだが、ぱっと見てそれが分からない。最近話題になった特別定額給付金申請書の「希望しないのチェック欄」みたいだ。
分かりにくいんだよ!混乱が予想されるため、書類のタイトルを変えるか、追加購入希望者のみに提出させる形に変更するように指摘した。
ちなみに、引渡振分指示書というのは、賃貸に出されている部屋のための書類だ。インターホンの専有部の工事には居住者が立ち会うことになるが、そのときに電子キーも引き渡される。普通に考えれば配付される3本を立ち会った人に渡せばOKだが、賃貸に出されている部屋では賃借人が立会人となる。「引渡振分指示書」は所有者と賃借人、それぞれ何本渡すかを確認するために必要な書類だ。

私がメールを出した3時間後、理事長からメールが出された。
私がメールで指摘した内容を今日中に修正して最終版を送付せよ、とのこと。内容が重複しているが、私のメールは理由なくフロントから無視されることが多いので、理事長なりのフォローかと思う。

同日午後4時頃、フロントからメールで修正資料が送られてきた。
また、インターホンの取扱説明書は、区分所有者全員と賃貸入居者に配付する、ということが書かれていた。
つまり、賃貸に出されている部屋では、居住している賃借人と、外部に住む所有者と、それぞれ1冊ずつ配付するということだ。
どういう経緯かは忘れたが、賃貸の部屋では所有者に渡されるという話になっていた。8月25日に私が作った「配付物一覧」でも所有者配付の形になっていて、この資料はフロントにも送って内容の確認を依頼しているが、レスポンスが無かったものだ。
違うなら違うってそのとき言えよ。

8月31日
指摘内容が反映されていることを確認したので、私からの依頼はこれで終了とする旨、連絡した。
指摘したけど無視されたものもあったし、資料の出来については満足しているとは言えないが、「この件についてはここで締める」ということは連絡しないといけない。

このあと数本のメールのやり取りがあったが、準備段階のメールは8月末で終了する。
約半月後の住民説明会を経て、10月下旬から工事が開始することになる。その間、管理会社は鍵の追加注文やカメラ付きオプションの申し込みを受け付けたり、工事日程を調整したりといろいろやっていたようだが、理事会は関与していない。
私も一区分所有者として、自分の部屋の工事を待つのみだ。

つづく

(photo by photoAC)

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

アーカイブ