【フロントはメールを読んでいるのか問題】15.ダメ出し

8月21日、フロントから役員宛にメールが来た。
説明会用の各種資料「インターホン説明資料」「工程表」「玄関子機カメラ付オプション申込書」の草案である。

私は21日と23日にこれらの草案をチェックし、フロント宛(cc役員)にメールした。
説明会案内状は管理組合の名義で作成されていたが、この資料は管理会社とインターホンメーカーの共同名義、あるいは管理会社の単独名義で、管理組合の名前は無い。そのため、理事の私が口を出す範疇ではないのだが、見過ごせないレベルだったのと、時間が無いため、細かい部分までダメ出しを行った。

————————インターホン説明資料————————
インターホンのリニューアルは、区分所有者に対してリニューアルに向けた説明会を実施した後に総会承認→実施が一般的な流れだ。だが、うちの場合はリニューアルのための説明会を行わなず、工事に関する総会承認もすでに済んでいる。
にも関わらず、この草案には提案資料の名残がちらほら。他の管理組合向けに作られた既存の資料を流用したと思われるが、今さら「提案」されても困る。うちの流れに合わせて変更しなければだめだ。全体を見直して「提案」は一掃するように依頼した。
その他、専有部の工事時間(各部屋の所要時間)の誤りとか、「専有部工事」「工事」「共用部工事」が混在していて「工事」だとどこの工事を指すか分からないとか、全体の構成でこういう部分が分かりにくいから、この説明を追加しておいたら、とか、こういう順番で話を進めたら、とか、こことここは内容が重複している、など、目に付いたところを片っ端から指摘した。

————————カメラ付オプション申込書————————
申込期限の曜日が違う。(木)となっていたが正解は(水)。
申込は区分所有者限定のため「賃貸居住者からの申込は不可」などの注意書きを入れたほうがいいことなどを指摘。
ほかに、以下の記載がとても気になった。
「お申し込み期間を過ぎた後のご依頼につきましては、上記特別価格ではお受けできませんので予めご了承下さい。また、工事期間後に改めてご案内となる可能性があります。」
この記述は工事の後でも管理会社に申し込めば通常価格ながら工事が可能と解釈されかねない。たとえば数年後に室内をリフォームする際に、この記載を盾に玄関前にカメラを付けたいという人が出てきたら面倒ではないか。この文章はまずい、と指摘。

理事長が動いたこともあって27日に臨時理事会開催が決定した。私は書類の修正がそれに間に合うようになるはやでチェックしてダメ出しをした。ケアレスミスへの指摘もあれば、改善提案もした。ファイルがワードの文書などではなくPDFだったため、指摘内容をメールにまとめて記載したが、指摘箇所が多いこともあってなかなかハードな作業だ。管理組合の役員としては破格の対応だと思う。
しかも、私がこんな超特急のスピード対応を余儀なくされている原因は、フロントの仕事の遅さにある。
どう見ても自分に非がある状況で、自分の作った書類に対して顧客からこんな指摘を受けたら、私なら恐縮しまくって速攻で修正して再提出するところだ。
だが、これらの書類は放置される。というか、メールの返信すら無い。

8月25日、相変わらずフロントは何も言ってこないが、時間も無いので私は自分のペースで取りまとめ作業を行い、フロントへメールした(cc役員)。

先週末に管理会社から送られた資料などを元に、説明会から工事までのおおまかなスケジュールや関係者への配付資料などが見えてきた。誰に、いつ、何を配付するかについてまとめた。
配付資料やものについて、抜けや相違点があったら指摘して欲しい。
また、外部オーナーの部屋について、オーナーじゃないとできないこと、居住者(賃借人)じゃないとできないことがある。現時点では未定のこともあるが、アクションごとに誰がアクションするかについて適当に「○」「△」「×」を付けたので、確認して適宜修正して欲しい。

本来はこういったものをフロントに作って欲しいが待っていても来るわけが無いので作った。
が、やはりフロントからは返信なし。

8月25日、説明会までに理事会として決定しておかなければならないこと(鍵の配付本数や追加購入の可否、インターホンの玄関前カメラオプションについて、など)を整理し、役員にメールした。

8月27日、臨時理事会が開催された。
インターホンと鍵の採用システムが決定したのはすでに述べたとおり。
鍵のシステムが決まったあと、各種の決定事項について話し合い、以下のように決めた(既出の事項は割愛する)。

配付本数を超える鍵が必要な人のための追加注文書を管理会社が用意する。
インターホンの玄関前カメラのオプション申し込みは区分所有者のみとする(賃借人は不可)。
オプションでカメラを付けた場合、設置後は個人の都合で取り外し不可、負担した費用の返還請求不可とする。
今回のリニューアル工事終了後にカメラ付きに変更することを許可しない。

以上から、フロントは鍵の追加注文書を作成したり、これらの決定事項を資料に反映させなければならない。
また、私は資料の草案をチェックして23日にメールでダメ出ししたが、それに対する返信は無く、修正版はまたもや理事会で配付された。だから事前にメールで送れよ、と何度言ったら…。
理事会の場では確認する時間が取れない。ざっと見たところ指摘に従って修正されていた箇所もあったが、そのままのところもかなりあった。理事会の場で一応再度指摘したように記憶しているが、最終的には反映されなかったところが結構ある。

つづく

マンションの面倒ごとは管理組合と管理会社が解決してくれるって思っていませんか?私、アライは、理事になるまでそう思っていました。それと、自分のマンションにはこれといった問題が無い、とも。理事になってはじめて知った自分のマンションの様々な問題とその解決策について、リスクマネジメントの観点から考えてみます。

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

アーカイブ